Le tue email finiscono nella posta indesiderata di Outlook o Hotmail

Cosa significa

Le caselle consumer di Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live, MSN) mettono la tua email nella cartella Posta indesiderata, o a volte la rifiutano. Microsoft si basa molto sulla reputazione del tuo indirizzo IP di invio, oltre che sull'autenticazione e sulle reazioni dei suoi utenti.

Le caselle aziendali ospitate su Microsoft 365 usano un filtro simile, ma ogni azienda può aggiungere le proprie regole.

Perché è importante

Outlook e Hotmail sono tra i servizi email più grandi al mondo. Dal 2025 anche Microsoft chiede a chi invia grandi volumi di avere SPF, DKIM e DMARC, come Gmail e Yahoo.

Come verificare

• Invia un'email di test: nella home page copia il tuo indirizzo di test unico, inviagli una normale email dalla casella o dallo strumento che vuoi verificare, poi apri il report. Controlla l'autenticazione, le blacklist e il DNS inverso.
• Guarda il messaggio di errore se l'email è stata rifiutata. Codici come 550 5.7.1 con "S3150" o "banned sending IP" significano che il tuo IP è bloccato da Microsoft.

Come risolvere

1. Sistema le basi. SPF, DKIM e DMARC devono essere superati per il tuo dominio, e il tuo server deve avere un DNS inverso valido. Usa /domain-scanner per controllare i tuoi record.
2. Controlla le blacklist su /blacklists. Microsoft usa liste proprie, ma una presenza in lista altrove è spesso il segno dello stesso problema.
3. Iscriviti a SNDS (Smart Network Data Services, gratuito). Mostra, per gli IP che possiedi, quante email Microsoft ha ricevuto e quante sono state segnalate come spam. Serve solo se hai un server tuo o un IP dedicato.
4. Aderisci a JMRP (Junk Mail Reporting Program, gratuito). Microsoft ti invia una copia di ogni email che un utente segna come indesiderata, così puoi togliere quelle persone dalla tua lista.
5. Chiedi una revisione se il tuo IP è bloccato: usa il portale di rimozione del supporto mittenti di Microsoft e indica l'indirizzo IP. Spiega brevemente cosa hai sistemato.
6. Migliora la tua lista e il contenuto: scrivi solo a chi ha dato il consenso, togli gli indirizzi che danno errore e i contatti inattivi, e rendi facile la disiscrizione.

Se usi un provider condiviso

Se invii tramite Microsoft 365, Google Workspace o uno strumento di newsletter, l'IP non è tuo. SNDS e il portale di rimozione sono per il proprietario dell'IP. Sistema l'autenticazione e il contenuto dalla tua parte, e contatta il supporto del provider con il tuo report Delivmail se il problema continua.

Chiedi aiuto ai destinatari

I destinatari possono cliccare su "Posta non indesiderata" e aggiungerti all'elenco dei mittenti attendibili. Aiuta per quella casella ed è un segnale positivo per Microsoft.

Verifica che sia risolto

Invia una nuova email di test dalla home page: autenticazione, blacklist e DNS inverso dovrebbero essere tutti puliti. Poi invia a un indirizzo Outlook.com di prova. La reputazione migliora in giorni o settimane di invii puliti, quindi segui l'andamento in SNDS se hai accesso.

Strumenti Microsoft: SNDS e JMRP e il portale di rimozione.