Vos emails arrivent dans les indésirables d'Outlook ou Hotmail

Ce que ça veut dire

Les boîtes grand public de Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live, MSN) placent votre email dans le dossier Courrier indésirable, ou parfois le refusent. Microsoft s'appuie beaucoup sur la réputation de votre adresse IP d'envoi, ainsi que sur l'authentification et les réactions de ses utilisateurs.

Les boîtes professionnelles hébergées sur Microsoft 365 utilisent un filtre similaire, mais chaque entreprise peut ajouter ses propres règles.

Pourquoi c'est important

Outlook et Hotmail font partie des plus grands services d'email au monde. Depuis 2025, Microsoft demande aussi aux expéditeurs à fort volume d'avoir SPF, DKIM et DMARC, comme Gmail et Yahoo.

Comment vérifier

• Envoyez un email de test : sur la page d'accueil, copiez votre adresse de test unique, envoyez-lui un email normal depuis la boîte ou l'outil que vous voulez vérifier, puis ouvrez le rapport. Vérifiez l'authentification, les blacklists et le DNS inverse.
• Regardez le message d'erreur si l'email a été refusé. Des codes comme 550 5.7.1 avec « S3150 » ou « banned sending IP » signifient que votre IP est bloquée par Microsoft.

Comment corriger

1. Corrigez les bases. SPF, DKIM et DMARC doivent passer pour votre domaine, et votre serveur doit avoir un DNS inverse valide. Utilisez /domain-scanner pour vérifier vos enregistrements.
2. Vérifiez les blacklists sur /blacklists. Microsoft utilise ses propres listes, mais une inscription ailleurs est souvent le signe du même problème.
3. Inscrivez-vous à SNDS (Smart Network Data Services, gratuit). Il montre, pour les IP qui vous appartiennent, combien d'emails Microsoft a reçus et combien ont été signalés comme spam. Il n'est utile que si vous avez votre propre serveur ou une IP dédiée.
4. Rejoignez JMRP (Junk Mail Reporting Program, gratuit). Microsoft vous envoie une copie de chaque email qu'un utilisateur signale comme indésirable, pour que vous puissiez retirer ces personnes de votre liste.
5. Demandez un réexamen si votre IP est bloquée : utilisez le portail de retrait du support expéditeurs de Microsoft et indiquez l'adresse IP. Expliquez brièvement ce que vous avez corrigé.
6. Améliorez votre liste et votre contenu : n'écrivez qu'aux personnes qui ont donné leur accord, retirez les adresses en erreur et les contacts inactifs, et facilitez la désinscription.

Si vous utilisez un fournisseur partagé

Si vous envoyez via Microsoft 365, Google Workspace ou un outil de newsletter, l'IP n'est pas la vôtre. SNDS et le portail de retrait sont réservés au propriétaire de l'IP. Corrigez l'authentification et le contenu de votre côté, et contactez le support du fournisseur avec votre rapport Delivmail si le problème persiste.

Demandez de l'aide à vos destinataires

Les destinataires peuvent cliquer sur « Courrier légitime » et vous ajouter à leur liste d'expéditeurs approuvés. Cela aide pour cette boîte et c'est un signal positif pour Microsoft.

Vérifiez que c'est corrigé

Envoyez un nouvel email de test depuis la page d'accueil : authentification, blacklists et DNS inverse doivent tous être au vert. Envoyez ensuite un email à une adresse Outlook.com de test. La réputation s'améliore au fil des jours ou des semaines d'envois sains, donc suivez la tendance dans SNDS si vous y avez accès.

Outils Microsoft : SNDS et JMRP et le portail de retrait.