GMX / WEB.DE "554 Transaction failed / Reject due to policy restrictions" e "invalid DNS PTR resource record": soluzione

Cosa significa

GMX e WEB.DE sono due servizi email molto diffusi in Germania, entrambi gestiti da United Internet (che gestisce anche mail.com e la posta di 1&1 / IONOS). I loro server di ricezione sono severi. Quando rifiutano il tuo server, il messaggio di errore ha spesso più righe che iniziano con 554-. Di solito è simile a uno di questi:

554-Transaction failed
554-Reject due to policy restrictions.
554 For explanation visit https://...

554-No SMTP service
554-invalid DNS PTR resource record, IP=203.0.113.10
554 Reject due to policy restrictions.

Alcuni messaggi di errore, soprattutto di WEB.DE, dicono Requested action not taken: mailbox unavailable insieme a una nota sul record PTR. Questa frase fa pensare che "l'indirizzo non esiste", ma quando cita l'IP o il record PTR, il problema è il tuo server, non la casella.

Il messaggio di errore di solito contiene un link alle pagine postmaster di GMX o WEB.DE, che spiegano ogni caso. Apri il link indicato nel tuo messaggio.

Perché succede

Problemi di DNS inverso (PTR)

È la causa più frequente. Un record PTR è il nome associato a un indirizzo IP, come un elenco telefonico al contrario. GMX e WEB.DE si aspettano che:

• esista un record PTR per il tuo IP di invio;
• quel nome punti di nuovo allo stesso IP (DNS inverso confermato in avanti, FCrDNS);
• sia un vero nome di server, come mail.yourdomain.com, e non uno generico come 203-0-113-10.dynamic.isp.example;
• il nome che il tuo server annuncia nel saluto (HELO o EHLO) sia un nome host reale e risolvibile, idealmente lo stesso del PTR.

Reputazione e policy

"Reject due to policy restrictions" senza alcuna menzione del PTR indica di solito un problema di reputazione: l'IP è in una blocklist, invia da una connessione domestica, è nuovissimo, oppure contenuto e segnalazioni sembrano spam. Anche l'assenza di SPF, DKIM o DMARC gioca a tuo sfavore.

Come verificare

1. Fai un test Delivmail. Dallo stesso server, invia un'email all'indirizzo unico nella home page (/). Il report mostra il tuo IP di invio, il suo nome PTR, se quel nome punta di nuovo all'IP e il nome HELO usato dal tuo server. Controlla anche le blacklist e l'autenticazione.
2. Controlla le blacklist. Inserisci l'IP su /blacklists.
3. Controlla il tuo dominio. Usa /domain-scanner per verificare che SPF e DMARC siano pubblicati e validi.
4. Leggi il link del messaggio di errore verso la pagina postmaster di GMX o WEB.DE per il tuo caso preciso.

Come risolvere

1. Imposta un record PTR. Il PTR è gestito dal proprietario dell'IP, di solito il tuo hosting o il tuo provider VPS, non dal DNS del tuo dominio. Cerca "reverse DNS" o "rDNS" nel suo pannello di controllo, oppure chiedi alla sua assistenza. Impostalo su un nome come mail.yourdomain.com.
2. Crea il record A corrispondente. Nel DNS del tuo dominio, fai puntare mail.yourdomain.com allo stesso IP.
3. Imposta il nome HELO. Configura il tuo server di posta perché saluti con quello stesso nome. In Postfix è myhostname. Molti pannelli di controllo e applicazioni hanno un'impostazione "hostname" o "HELO".
4. Non inviare da una connessione domestica. Usa invece il server in uscita del tuo provider o un servizio di invio.
5. Autentica con SPF, DKIM e DMARC.
6. Risolvi ogni inserimento in blocklist dopo averne eliminato la causa.
7. Se è tutto pulito e il rifiuto continua, usa il modulo di contatto delle pagine postmaster di GMX o WEB.DE, con il messaggio di errore completo e il tuo IP.

Verifica che sia risolto

Le modifiche al PTR possono richiedere da pochi minuti a qualche ora per essere visibili. Invia un nuovo test Delivmail: la sezione DNS inverso deve mostrare un nome PTR che punta di nuovo al tuo IP, e l'HELO deve essere un vero nome host. Poi invia di nuovo all'indirizzo GMX o WEB.DE che l'aveva rifiutata. Se la causa era la reputazione, prevedi alcuni giorni di invii puliti prima che tutto venga accettato.