Le tue email non arrivano proprio: una checklist passo passo

Cosa significa

Invii un'email, esce dalla tua casella, ma il destinatario non la vede mai. Può perdersi in tre punti: dalla tua parte (non è mai partita davvero), lungo il percorso (il server di destinazione l'ha rifiutata) o dal destinatario (è stata filtrata, messa in quarantena o eliminata).

Seguendo in ordine i controlli qui sotto, di solito trovi la causa in pochi minuti.

Perché è importante

Un problema silenzioso è il peggiore: fatture, preventivi e reimpostazioni della password spariscono e nessuno se ne accorge. Una sola impostazione sbagliata può bloccare tutte le email che invii a un intero provider.

La checklist

1. Cerca un bounce. Cerca nella tua posta in arrivo un messaggio da "Mail Delivery Subsystem", "Postmaster" o "MAILER-DAEMON". Contiene un codice e un motivo. Un codice che inizia con 5 (come 550) è un rifiuto permanente; un codice che inizia con 4 è temporaneo e il server continua a riprovare.
2. Controlla che sia stata davvero inviata. L'email è nella cartella Posta inviata o è bloccata nella Posta in uscita? Il tuo provider ha mostrato un avviso come "limite di invio raggiunto" o "account sospeso"?
3. Controlla l'indirizzo. Basta una lettera sbagliata. Controlla anche che il dominio del destinatario possa ricevere email: inseriscilo su /domain-scanner e cerca i record MX.
4. Chiedi al destinatario di controllare spam, posta indesiderata e quarantena. Nelle aziende che usano Microsoft 365 o altri filtri, le email possono essere trattenute in una quarantena che vede solo il reparto IT. Chiedigli anche di controllare l'elenco dei mittenti bloccati e le regole della posta in arrivo.
5. Invia un test a Delivmail. Nella home page, copia il tuo indirizzo di test unico e inviagli una normale email dalla stessa casella. Se entro pochi minuti non arriva nulla, il problema è dalla tua parte: impostazioni di invio, account o provider.
6. Leggi il report. Se il test arriva, guarda prima le voci in rosso:
   • SPF, DKIM o DMARC che falliscono.
   • Il tuo indirizzo IP o dominio in una blacklist ad alto impatto.
   • Nessun reverse DNS sul tuo server.
   • Un punteggio di spam alto.
   Ogni problema ha la sua guida.
7. Usa il tracciamento dei messaggi del tuo provider. Microsoft 365 ha "Traccia messaggi" nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, Google Workspace ha "Ricerca nei log email" nella Console di amministrazione. Mostrano se l'email è stata consegnata, rinviata o rifiutata, e perché.

Le cause più comuni

• Un record SPF mancante o rotto dopo un cambio di provider.
• DMARC impostato su p=reject mentre DKIM non funziona.
• L'IP del tuo server in lista su Spamhaus.
• Un sito web o un'app che invia da un server non incluso nel tuo SPF.
• Il filtro aziendale del destinatario che blocca il tuo dominio.

Consigli

• Conserva il messaggio di bounce completo: il testo dell'errore spesso indica il problema esatto e un link di aiuto.
• Fai test con indirizzi di più provider (Gmail, Outlook, Yahoo) per vedere se ne è colpito solo uno.
• Se è colpito un solo destinatario, il problema è probabilmente dalla sua parte.

Verifica che sia risolto

Dopo ogni correzione, invia una nuova email di test dalla home page e controlla che il report sia verde. Poi invia un'email vera alla persona che ha segnalato il problema e chiedile di confermare che è arrivata nella posta in arrivo.