Deine E-Mails kommen gar nicht an: eine Schritt-für-Schritt-Checkliste

Was das bedeutet

Du sendest eine E-Mail, sie verlässt dein Postfach, aber der Empfänger sieht sie nie. Sie kann an drei Stellen verloren gehen: auf deiner Seite (sie wurde nie wirklich gesendet), unterwegs (der empfangende Server hat sie abgelehnt) oder beim Empfänger (sie wurde gefiltert, in Quarantäne gesteckt oder gelöscht).

Wenn du die Prüfungen unten der Reihe nach durchgehst, findest du die Ursache meist in wenigen Minuten.

Warum das wichtig ist

Ein stilles Problem ist das schlimmste: Rechnungen, Angebote und Passwort-Zurücksetzungen verschwinden, und niemand merkt es. Eine einzige falsche Einstellung kann jede E-Mail blockieren, die du an einen ganzen Anbieter sendest.

Die Checkliste

1. Such nach einem Bounce. Durchsuche deinen Posteingang nach einer Nachricht von „Mail Delivery Subsystem“, „Postmaster“ oder „MAILER-DAEMON“. Sie enthält einen Code und einen Grund. Ein Code, der mit 5 beginnt (wie 550), ist eine endgültige Ablehnung; ein Code, der mit 4 beginnt, ist vorübergehend und der Server versucht es weiter.
2. Prüfe, ob sie wirklich gesendet wurde. Liegt die E-Mail in deinem Ordner „Gesendet“ oder hängt sie im Postausgang fest? Hat dein Anbieter eine Warnung wie „Versandlimit erreicht“ oder „Konto gesperrt“ angezeigt?
3. Prüfe die Adresse. Ein falscher Buchstabe reicht. Prüfe außerdem, ob die Domain des Empfängers E-Mails empfangen kann: Gib sie unter /domain-scanner ein und such nach MX-Einträgen.
4. Bitte den Empfänger, Spam, Junk und Quarantäne zu prüfen. In Firmen mit Microsoft 365 oder anderen Filtern können E-Mails in einer Quarantäne festgehalten werden, die nur das IT-Team sieht. Bitte ihn auch, seine Liste blockierter Absender und seine Posteingangsregeln zu prüfen.
5. Sende einen Test an Delivmail. Kopiere auf der Startseite deine einmalige Testadresse und schick ihr eine normale E-Mail von demselben Postfach. Kommt innerhalb weniger Minuten nichts an, liegt das Problem auf deiner Seite: Versandeinstellungen, Konto oder Anbieter.
6. Lies den Bericht. Wenn der Test ankommt, sieh dir zuerst die roten Punkte an:
   • SPF, DKIM oder DMARC scheitern.
   • Deine IP-Adresse oder Domain steht auf einer Blacklist mit hoher Wirkung.
   • Kein Reverse DNS auf deinem eigenen Server.
   • Ein hoher Spam-Score.
   Zu jedem Problem gibt es eine eigene Anleitung.
7. Nutze die Nachrichtenverfolgung deines Anbieters. Microsoft 365 hat „Nachrichtenablaufverfolgung“ im Exchange Admin Center, Google Workspace hat die „E-Mail-Protokollsuche“ in der Admin-Konsole. Sie zeigen, ob die E-Mail zugestellt, zurückgestellt oder abgelehnt wurde, und warum.

Häufige Ursachen

• Ein fehlender oder kaputter SPF-Eintrag nach einem Anbieterwechsel.
• DMARC steht auf p=reject, während DKIM nicht funktioniert.
• Die IP deines eigenen Servers steht bei Spamhaus.
• Eine Website oder App sendet von einem Server, der nicht in deinem SPF steht.
• Der Firmenfilter des Empfängers blockiert deine Domain.

Tipps

• Bewahre die vollständige Bounce-Nachricht auf: Der Fehlertext nennt oft das genaue Problem und einen Hilfe-Link.
• Teste mit Adressen bei mehreren Anbietern (Gmail, Outlook, Yahoo), um zu sehen, ob nur einer betroffen ist.
• Ist nur ein Empfänger betroffen, liegt das Problem wahrscheinlich auf seiner Seite.

Prüfe, ob es behoben ist

Sende nach jeder Korrektur eine neue Test-E-Mail über die Startseite und prüfe, ob der Bericht grün ist. Sende dann eine echte E-Mail an die Person, die das Problem gemeldet hat, und bitte sie zu bestätigen, dass sie im Posteingang angekommen ist.