Halte Transaktions- und Marketing-E-Mails getrennt

Was das bedeutet

Dein Unternehmen sendet wahrscheinlich zwei Arten von E-Mails:

• Transaktions-E-Mails: ausgelöst durch die Aktion einer einzelnen Person. Bestellbestätigungen, Rechnungen, Passwort-Zurücksetzungen, Kontowarnungen. Die Leute erwarten sie und wollen sie sofort.
• Marketing-E-Mails: an viele Leute auf einmal gesendet. Newsletter, Aktionen, Ankündigungen. Manche Empfänger ignorieren sie oder markieren sie als Spam.

Empfangende Server bauen einen Ruf für die IP-Adresse und die Domain auf, die deine E-Mails senden. Teilen sich beide Arten dieselbe IP und Domain, teilen sie sich auch denselben Ruf.

Warum das wichtig ist

• Ein Newsletter, der Beschwerden bekommt oder Spam-Fallen trifft, kann deine Passwort-Zurücksetzungen in den Spam drücken.
• Bringt eine Marketing-Kampagne deine IP auf eine Blacklist, werden auch deine Rechnungen blockiert.
• Transaktions-E-Mails müssen oft in Sekunden ankommen; große Kampagnen können sie bremsen, wenn sie dieselbe Warteschlange teilen.

So prüfst du es

Sende je eine E-Mail jeder Art an die einmalige Testadresse von der Delivmail-Startseite. Vergleiche die beiden Berichte: Der Abschnitt „Versand-Infrastruktur“ und die IP-Adresse zeigen, ob sie vom selben Ort ausgehen, und die Zeilen SPF und DKIM zeigen, welche Domain genutzt wird.

So behebst du es

1. Liste deine E-Mails auf und entscheide bei jeder, ob sie Transaktion oder Marketing ist. Eine Quittung mit einer großen Werbeaktion darin zählt als Marketing.
2. Trenne den Versand. Wähle eine dieser Optionen:
   • Zwei verschiedene Anbieter: einer, der auf Transaktions-E-Mails spezialisiert ist, und ein Newsletter-Tool.
   • Ein Anbieter mit getrennten Streams, Unterkonten oder IP-Pools. Viele E-Mail-Dienste bieten das an; sieh auf ihren Hilfeseiten nach.
3. Nutze unterschiedliche Adressen oder Subdomains. Zum Beispiel orders@yourdomain.com für Quittungen und news@news.yourdomain.com für Newsletter. Eine Subdomain gibt dem Marketing einen eigenen Ruf und behält trotzdem deine Marke.
4. Authentifiziere jeden einzeln. Jeder Anbieter muss im richtigen SPF-Eintrag stehen und mit DKIM für deine Domain oder Subdomain signieren, damit DMARC besteht.
5. Füge nur Marketing-E-Mails einen Abmeldelink hinzu. Transaktions-E-Mails brauchen keinen, sollten aber auch keine Werbung enthalten.

Beispiel

yourdomain.com       TXT  "v=spf1 include:spf.transactional-example.com ~all"
news.yourdomain.com  TXT  "v=spf1 include:spf.newsletter-example.com ~all"

Die Werte sind Beispiele: Nutze das include:, das dir jeder deiner Anbieter nennt.

Tipps

• Sende Transaktions-E-Mails von einer Adresse, die Antworten empfangen kann; Kunden antworten oft auf Quittungen.
• Sende keine Marketing-Kampagnen von deinem persönlichen Postfach (Gmail, Outlook): Es ist nicht dafür gemacht und gefährdet deine tägliche E-Mail.

Prüfe, ob es behoben ist

Sende je eine E-Mail jeder Art an eine neue Delivmail-Testadresse. Beide Berichte sollten SPF, DKIM und DMARC bestehen und unterschiedliche sendende Server oder Domains zeigen. Behalte nach großen Kampagnen die Blacklists unter /blacklists im Auge.